員工陪領導出差武漢被訓「沒規矩」,辦公室主任:要懂這8個禮數
2023/08/19

華子從武漢大學畢業后,一路過關斬將,順利考入某集團公司。在親戚朋友和同學眼里,他就是那個「別人家的孩子」。華子的學習成績好、形象氣質好,一米八的大高個,人高馬大、器宇軒昂,一眼被辦公室主任老張看上了,從基層單位借調到北京總部的辦公室工作。「別人家的孩子」,更加「光芒萬丈」。

前不久,為了鍛煉華子、見見世面,當然也是給華子提供一次回家探親的機會,好心的辦公室主任老張帶華子,陪同集團公司董事長李總出差去武漢,看望下級單位,拜訪武漢某公司王老闆。

剛借調到總部,就能陪董事長出差,華子有點受寵若驚的感覺,穿上了自己最好的西裝,打上了最貴的領帶,興奮中帶著期待,坐上了開往機場的中巴車。

華子不喜歡與別人擠著坐,中巴車一來,華子就上車坐在靠門、靠窗的「單人位」上。董事長秘書小林看見華子坐了他的位置,對辦公室張主任使了眼色,嘟囔了一句「沒規矩」。張主任是一位善良的中年人,趕緊叫華子下來幫忙搬行李,幫助華子化解了尷尬。張主任小聲囑咐華子,職場如江湖,座次排序非常重要,不要坐錯位置。作為年輕的辦公室人員,要有服務意識,主動幫領導、幫長輩、幫女士搬運行李。這不僅僅是紳士行為,也是職業素養。

飛機安穩落地武漢。一行人走出候機大廳,武漢大海公司的王老闆一行在門口迎接。華子西裝革履,器宇軒昂,走在一行人的最前面。王老闆不認識董事長,一個健步沖上去,緊緊握住華子的手,只見宣傳干事端著相機就「咔咔咔」一陣拍照。華子當時就懵圈了,一時之間不知道如何應對。張主任眼疾手快,立即把董事長引薦給王老闆,及時緩解了尷尬場面。

華子呆在原地,手足無措,秘書小林一把把華子拉出了鏡頭之外,周圍「咔咔咔」響起拍照聲。

董事長一行稍事休整,進入會議室,聽取王老闆的工作介紹。華子吸取教訓,趕緊找了一個靠門的邊角坐。張主任趕緊把華子拉到對面入座,悄悄說,這一面座位是接待方坐的。

會議開始,首先播放了武漢大海公司的專題片,王老闆介紹了武漢的發展前景,歡迎李總來武漢投資。王老闆介紹的武漢發展前景,讓華子感到非常親切、渾身激動。王老闆總結道:在中國超大城市中,武漢可能是唯一一座「既能容下肉身又能安放靈魂」的準一線城市。

中部有鄭州、合肥、武漢、太原、南昌、長沙六座城市,在這場中部崛起的大戲中,長沙不是國家中心城市,只是一個普通的省會城市;合肥的體量只有武漢的一半,太原、南昌與武漢的差距更大;能與武漢PK的,只有鄭州。鄭州與武漢有兩個相同的產業,都是汽車裝備制造業和電子信息制造業,但是,不論質還是量,鄭州都比不上武漢。可以說,未來十年,武漢作為中部龍頭的地位,堅不可摧、不可動搖。

武漢具有「一基兩翼三新四美」的「四大前景」:

第一大前景:「一基」。

武漢以1245萬的人口總量、995萬的城區人口、13個區、6個功能區的「宏大格局」,位居中國特大城市的第一位,被譽為「大江大湖大武漢」,為未來崛起打牢了根基。尤其是「十四五」期間,武漢處于中部地區高質量發展、長江經濟帶、中三角等多種機遇的疊加期,大武漢、大發展的基礎更加堅固,前景更加廣闊。

第二大前景:「兩翼」。

武漢擁有下一步騰飛的兩只堅強的翅膀。在「十四五」期間,武漢以打造「三個目標定位」和「五個中心優勢」為兩翼,即:錨定打造「國家中心城市、長江經濟帶核心城市、國際化大都市」三個目標定位,發揮全國經濟中心、國家科技創新中心、國家商貿物流中心、國際交往中心和區域金融中心「五個中心」的優勢。放眼全國各大城市,沒有哪個城市能具備如此「天時地利人和」的有利條件,武漢的騰飛指日可待。

第三大前景:「三新」。

一是打造央企總部新高地。中國三峽總部落戶武漢,加上原來的東風汽車、葛洲壩、中國信科,武漢已經擁有了四家央企總部,名列全國第三位,構建了「北上武」的央企總部新格局。

武漢也是央企分支機構最多的城市之一,國企的經濟實力相當強勁。二是打造東湖高新技術新高地。武漢瞄準打造「世界光谷」的目標,正在加快建設「中國光谷」,吸引了成千上萬的互聯網企業和高新技術公司入駐,新技術蓬勃發展。三是打造了新經濟發展的新高地。武漢在13個市轄區里,致力于發展高端功能,還將建設4個副中心、4個城鎮群,各有側重,各有定位,不斷發展多元化的新經濟。

第四大前景:「四美」。

一是湖光山色、人文山水,風景美。黃鶴樓是世界上最美的四大名樓之一;武漢大學是世界上最美的學校之一;東湖景區,是中國最大的城中湖,也是最秀美的城市湖泊之一;每一道風景都帶著人文的深度。二是美食。熱干面、牛肉米粉、煨湯、糯米雞、面窩、四季美湯包、豆皮,200多種美食數不勝數,可以說,武漢是美食最多的城市,沒有之一。三是生活美。武漢號稱中國最具煙火氣的城市。說起武漢,無人不懷念它熱氣騰騰的模樣。四是氣質美。武漢作為英雄之城,打贏了抗疫保衛戰,讓我們看到了武漢人的血性和傲骨,讓你感受到武漢人的樂觀、韌性和真性情,向全世界發出時代的最強音。

王老闆介紹完畢,詢問各位與會人員「有需要問的嗎」?華子作為武漢人,想補充幾句,就對王老闆說,「讓他們先說,我思考一下,最后再說」。

等董事長最后發言結束后,華子滔滔不絕地大談自己的建議,直到張主任拉了拉他的衣袖,提醒他不要喧賓奪主,華子才閉嘴了。會后,與會人員合影留念。張主任長了一個心眼,生怕華子在合影時又站錯位置,拉著他站在了后排。

會議結束,武漢大海公司安排了酒宴,盛情款待董事長一行。在飯局開始前,幾位領導在包間里的沙發上小坐,喝喝茶,聊聊天。華子插不上話,就坐在酒桌上。秘書小林又對張主任使眼色,小聲罵了一聲「沒規矩」。原來,華子一屁股坐在了主賓的椅子上。小林對華子開玩笑,你坐了領導的座位,讓領導無處可坐呀。張主任趕緊幫華子選了座位。

王老闆點了幾道武漢特色菜作為「打底」,然后請董事長一行點菜。董事長微笑婉拒,「客隨主便」。華子看到菜單上有一道野生大黃花魚自己沒有吃過,就說,「加一道野生大黃花吧」。董事長笑著說,「咱們重點品嘗武漢美食,野生大黃花魚就不要了」。王老闆說,「年輕人愛吃,就來一份吧。」

飯局剛開場。華子非常激動,主動站起來,敬大家一杯酒:「我今天既是客人,也是東道主,我先敬各位領導一杯酒。

」滿桌人一愣,華子豪爽地一飲而盡。秘書小林對張主任耳語,罵道「這個華子太沒規矩了,你怎麼帶他出來了」。張主任只能尷尬地笑了笑。

從武漢返回北京,張主任主動找董事長道歉:「華子不適合在辦公室工作,我讓他結束借調,放回基層一線,再鍛煉幾年吧。」董事長批評了張主任,「華子不懂職場禮儀,你作為辦公室主任,也沒有盡到培訓的責任。華子只是不懂禮數而已,并不是什麼致命的毛病,做人的本質還是好的,你不能把人一退了之。作為領導者,要有寬闊的胸懷,包容年輕人的缺點,年輕人誰沒有一點不足呢?僅僅做到包容還不夠,還要培訓、培養他們,讓他們在職場上做人做事更加從容。辦公室工作無小事,每一位員工都代表著公司形象。你作為辦公室主任,要未雨綢繆,提前培訓。」

董事長的境界就是高,張主任的臉都紅了。張主任專門給總部的年輕人講了一堂職場禮儀課,把華子遇到的事情作為案例,重點講了8個職場禮儀(禮數)。

【一】陪同領導坐車的禮儀、禮數。

領導一行人出差,主要交通工具是小轎車、商務車或中巴車。作為隨行人員,要找準自己的定位,按照國際禮儀規范,大大方方做好服務。小轎車,司機的右后方是一號位置,正后方是二號位置,秘書或隨行人員應坐在副駕駛位。

商務車,也執行同樣的道理,秘書或接待方的辦公室人員一般坐副駕駛,便于協調事務。坐商務車與坐小車不同,隨行人員應該提前上車,坐在后排,不要等領導都坐下了,你再從領導身邊擠過去,顯得不夠禮貌。

中巴車的座次原則是「前為尊」,第一排是領導和接待方的領導「對坐」,靠前排靠門的「單人座」,一般是領導秘書的座位,副駕駛位一般是己方的辦公室主任或接待方的辦公室主任的位置。年輕的隨從要主動幫助領導、長輩、女性裝卸、安放行李。

【二】陪領導走動的禮儀、禮數。

領導一行人參加會議、走向接待方,一般要按照職位高低排序的「隊形」,沒有明確規定,但也是約定俗成的。隨行人員不要走在領導的前面,以防喧賓奪主、搶了領導的風頭。如果隨行人員需要引導領導或給領導講解,應該走在領導的右前方,便于指引路線或介紹情況。

尤其是雙方見面的時候,一般都有宣傳人員拍照,隨行人員不要走在前面,以防遮擋鏡頭、喧賓奪主。原則上,工作人員指引領導雙方見面后,可以后退幾步,退出鏡頭之外,突出雙方領導在鏡頭里的地位,千萬不要搶鏡。

【三】陪領導參加會議的禮儀、禮數。

正式的商務會議,一般情況有座簽,大家按照座簽入座即可。千萬不要自己調換座簽,這是職場大忌。有的人為了謙讓,把自己的座簽拿到后排,這樣會給會務人員造成「連鎖麻煩」。如果沒有座簽,你不要隨便就座,要遵循國際禮儀。

會議的座次禮儀與飯局的座次是相反的,會議執行國際通行的「左為上、右為次」(領導入座后的角度)的原則。一號坐中間,他的左邊是二號位,他的右邊是三號位,左右交叉,依次排開。在小型的方形會議室,面向正門的是客人,背靠正門的是主人。

如果正門開在側面,進門后的右手邊是客人,左手邊是主人。還有一種是沙發式的接待室,中間就座的兩位是雙方帶隊的領導。如果是接待外賓,切記左手邊是外賓,右手方是主人,各自帶的人員在己方一側,按照職位順序依次入座。

【四】陪領導參加會議的發言禮儀。

正式會議,一般都是由主持人來控制節奏的,但,發言也是有順序的。一般來說,主持人開場,發言的順序是按照職位的高低「倒著」來的,職位越高的領導,發言越往后。職位最高的領導,往往都是最后一位講話的。這是國內職場的規矩,也是符合管理科學的,如果領導先講話,搶先定了調子,別人還怎麼講話?會議質量不高,做不到暢所欲言,領導也聽不到各種意見了。

也有一種特殊情況,大會邀請了職位非常高的領導,領導的時間安排都比較緊湊,不可能陪你們開完一場大會,有時候會安排這位領導先講話,然后離席。

作為年輕人,要講話,就要做到言之有物,要麼就不要講話。亂講話一定丟分,不講話,沒人把你當啞巴。會議上,雖然可以暢所欲言,但夸夸其談、喧賓奪主、賣弄口才,都是不講禮數的行為。

【五】陪領導合影的禮儀、禮數。

會議結束后,常常要合影留念。正式的合影,既可以排列位次,比如在座椅上貼上名字的紅紙條;也可以不排列位次,大家按照會場座次排列站隊即可。第一排按照職位順序,后面的不再講究。國內職場的合影排位與國際禮儀不一樣,國內合影時一般講究居前為上、居中為上和居左為上,跟會議的座次一致。在涉外的合影時,應遵守國際慣例,主人居中,主賓居右,雙方人員分主左、賓右的順序依次排列。總體來說,第一排是主客雙方的領導,作為年輕的隨行人員,原則上不要站在第一排,除非接待方已經安排好了你的位置。

【六】陪領導參加飯局的禮儀、禮數。

正規的商務宴請,一般都要擺座簽的。各地的飯局風俗不一樣,比如,很多地方的民間飯局座次,按照職位、年齡高低往里坐,依次往外排開,越靠外面職位越低、年齡越小。

但是,正規的飯局,普遍執行國宴標準座次。主人方的一號坐在主陪位置,他的右手邊(注意:與國內開會相反)是客人方的一號,主陪的左手邊是客人的二號。主陪的正對面是主人方的副主陪,一般是二號領導或者是與客人方密切相關的副職領導。

民間飯局,坐在這里的,俗稱是「請客的」。正式宴請,副主陪不是買單的,買單由辦公室主任負責,副主陪的任務是帶領大家喝酒,一般會選一位酒量大、口才好的副職領導坐在這里。副主陪的右手是三賓、左手邊是四賓。其他人按照與主陪、副主陪的遠近按照職位高低依次落座。作為職位低的年輕人往往要選離主陪、副主陪最遠的位置入座即可。

那麼,如果不擺座簽,我們怎麼判斷主陪、主賓的座位呢?有三種方式:一是看酒杯里的餐巾,豎起來最高的兩位,分別是主陪和主賓。

二是看朝向,正對包廂正門的是主陪位置。三是看電視機的位置,正對電視機的位置是主陪的位置。實在看不懂,就等領導落座后,剩下的座位就是你的。如果還找不準,私下里問問辦公室主任就可以了。

【七】陪領導參加飯局的點菜禮數。

陪領導參加飯局,你們屬于客人方,在點菜環節,原則上執行「客隨主便」的禮數,由主人安排即可。如果主人邀請客人點菜,可以象征性地點幾道菜,一般情況下,不要點昂貴的硬菜。北京飯局有一句古話叫做「點菜蓋帽」,主人點的那道最貴的主菜就是「天花板」,土話是「蓋帽」了、「封頂」了,客人點菜的價格不要超過「蓋帽菜」的價格,否則,有宰人之嫌,顯得沒有禮數。

客人點菜,要照顧主人的經濟條件,原則上不要點特別貴重的大菜。

比如,華子點的那道野生大黃花魚的價格高達數千元,這種做法有「越位」之嫌。如果你們是接待方(主人),客人沒有點很貴的菜,但主人一定要點一兩道「硬菜」,支撐飯局的「規格和待遇」。比如,民間待客,總要點一條魚、一只雞,作為支撐場面的主菜,彰顯接待規格。

商務宴請,接待重要客人,總要點一兩道諸如燕鮑翅參或一條比較貴的整條魚,來彰顯待客之道。酒水,一般是主人自帶。如果主人沒有自帶,往往會請示主賓的意見。所以,作為年輕的隨從人員,點菜、點酒、點煙,這些環節,都不要越位,否則,顯得非常沒有規矩。

【八】陪領導參加飯局的敬酒禮儀。

正式的商務宴請,飯局的敬酒,前三個環節都是有標準程序的。第一環節,由主陪(主人方的一號)敬集體三杯酒(有的地方是敬四杯酒),說三個敬酒的主題。比如,歡迎、感謝、邀請,等等。第二環節,由主陪把「敬酒權」交給副主陪,副主陪要敬集體三杯或四杯酒,原則上,副主陪要負責把第一杯白酒「清杯」。第三個環節,由主賓回敬主人一杯酒,一般都是表達感謝之情。

然后,才能進入第四個敬酒環節,即:互相敬酒、單獨敬酒的「春秋戰國」環節。一般來說,也是按照順序敬酒的。主陪先開始「打一圈」,副主陪負責「打一圈」,大家按照職位高低輪流、互相敬酒。作為主人一方,單獨敬酒時,一定要先敬主賓,再敬副主賓。至于敬不敬自己方的人,則根據當地文化。有的單位敬酒的原則是,自己人不互相敬酒,「一致對外」,把客人喝好。有的單位不講究,敬完客人,主人之間也是可以互相敬酒的。

華子搶先敬酒,犯了酒場大忌。作為年輕人,在敬酒環節不要「搶跑」。前三個環節,恰恰是保存實力的階段。前三個環節,一般都是集體「平喝」,大家的關注點是主賓,你要趁大家不注意你,盡量少喝酒。等到第四個單獨敬酒的環節,你要按照主賓、副主賓的座次,依次敬對方人員。

年輕的下屬,給領導單獨敬酒時,為了表示尊重,自己倒的酒要比對方多一點,主動敬酒的人喝得比客人還少,就會顯得不禮貌、不尊重人。所以,你要在上半場保存實力,別傻傻地「干杯」,留著酒量,下半場才是你表現的機會。